一、服务场景

随着政府、企事业单位等组织的档案信息化建设的逐渐推进，大部分单位已完成了档案管理信息系统的建设，但档案系统中管理的主要内容还只是档案目录数据，大量的历史留存的纸质档案还没有进行数字化处理纳入档案系统。这些纸质档案已不能满足日新月异的档案管理利用新形势的需要，主要表现在:纸质档案占据了大量的空间、需要特殊的保管环境、无法进行广泛的共享查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化、修复等一系列问题。所以，作为档案信息化建设工作中的重中之重——档案信息资源建设的重要内容，纸质档案的数字化工作已被很多单位纳入档案信息化建设工作的日程。

档案数字化是应用各种计算机数字化技术来处理原始文件、档案、资料，形成数字化的电子数据文件，以方便存储、管理和利用。档案数字化加工有自行加工和外包服务两种方式，其中最广泛采用的就是文件、档案、资料的扫描加工外包服务，它能节省有关内部运作所直接投入的资金和人力，大大提高工作效率。

我公司建立了一支专业的长期服务于政府、企事业单位档案数字化工作的骨干团队，可以为广大用户提供专业、优质的档案数字化代加工服务。

二、工作流程

·         档案分类整理：按照档案情况，年度、类别、长短期等进行分类整理，将部门编制不统一的进行统一分类，以便数字化后方便查找与管理。

·         档案交接：分类整理后的档案按年度、类别提出，提卷时数字化加工方的提卷人员按照要求，编写档案的页号和需要扫描录入的文件页号后及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。

·         标引著录：标引著录是为了方便查阅与管理，对文字录入的准确性要求较高，实际项目中将会按照统一的标准制作相应的《文字录入工作说明书》，供录入员和校对人员参考。

·         档案拆分：档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需要用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别和核实页数，档案拆分时要严格按照要求对不需扫描的页面进行标注。

·         档案的扫描：原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描使用金档科技自主研发的图像扫描处理软件，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整，如超大页面的处理、纸张颜色深浅及薄厚的处理、扫描时可根据不同原件的情况，调整图像的分辨率、阀值、明亮度以及扫描方式和扫描速度，确保在扫描图像质量清晰的情况下，使原件完好无损。

·         图像处理：采用自动化处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点、污渍、黑边、偏斜处理、校验。在校对时发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。

·         质量检验：对扫描处理完成后的图像页面进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、图像的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验。对文本域录入与文本录入域的标引、文件的页号及页数进行对比，对扫描前的图像页的标引与扫描后的图像页的编号与页数进行对比，发现不合格的登记并退回上一流程重新处理。

·         图像与索引挂接：文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，按年度进行文字图像与系统的挂接，不需手工挂接即可实现文本与图像页与系统的挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收，对各种使用习惯逐页进行检验，验收合格后移交验收小组验收。

·         案卷整理还原：档案整理工作严格按照国家档案局规定的相关标准进行有序的整理，公司安排专人负责案卷整理与还原。

三、服务价值

·         提高工作效率，降低档案利用成本

数字化加工项目完成后，社会公众(开放档案)和单位的各级领导、各部门或下属单位都能通过数字化档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档数据原文(件)信息，避免了传统档案利用方法对档案资料实体的多次辗转所造成的大量时间浪费和重复劳动现象，从而提高工作效率，降低档案信息利用的成本。

·         最大限度保管和保护库存档案实体安全

由于传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用仍需到库房，管理成本高，档案易受损，如纸张发黄、发粘、发脆等。因此目录级档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。

·         阳光政务提升形象